Klageadgang

Vi behandler en henvendelse som en klage, når den vedrører mulige eller faktiske negative påvirkninger fra vores virksomhed, vores aktiviteter eller vores værdikæde.

Det kan for eksempel være forhold vedrørende:

• ansvarlig forretningsadfærd, etik eller manglende overholdelse af vores værdier

• arbejdsmiljø, trivsel, diskrimination, chikane eller anden uacceptabel adfærd

• menneskerettigheder, ordentlige arbejdsforhold eller behandling af medarbejdere, samarbejdspartnere eller leverandører

• miljømæssige forhold, herunder ressourceforbrug, affald, klima- eller miljøpåvirkning

• forhold i vores leverandørkæde, som kan have negativ social eller miljømæssig betydning

• påvirkning af lokalsamfund, interessenter eller andre grupper, der berøres af vores virksomhed

• governance, ansvarlig ledelse, interessekonflikter, korruption eller manglende transparens

Hvad er ikke omfattet?

Henvendelser om produktkvalitet, leveringstider, udsolgte varer, sortiment, priser, fakturaer, almindelige reklamationer eller andre daglige kundeserviceforhold behandles ikke via denne klageadgang.

Disse henvendelser skal fortsat rettes til vores kontor eller din kontaktperson hos Sigurd Müller Vinhandel A/S.

Sådan behandler vi henvendelser

For at sikre en grundig og neutral behandling håndteres henvendelser af en ekstern repræsentant fra Advokatselskabet Vingaardshus samt selskabets direktør, Ib Bergkjær.

Modtagelsen af en henvendelse bekræftes som udgangspunkt inden for 2 arbejdsdage.

Herefter vurderes det i samarbejde, om henvendelsen falder inden for klageadgangens formål, og om der er risiko for negative konsekvenser for klageren. Denne vurdering foretages som udgangspunkt inden for 5 arbejdsdage efter modtagelsen.

Hvis henvendelsen accepteres som en klage, behandles sagen fortroligt og undersøges på baggrund af de relevante forhold. Oplysninger deles kun med personer, der er nødvendige for sagens behandling, og brud på fortroligheden kan medføre relevante korrigerende tiltag.

Det er vores målsætning at afslutte behandlingen af en klage inden for 10 arbejdsdage efter, at henvendelsen er accepteret som en klage.

Hvis sagen på grund af sin karakter eller kompleksitet kræver længere behandlingstid, orienteres klageren så vidt muligt herom.

Hvis henvendelsen ikke falder inden for klageadgangens formål, orienteres afsenderen og henvises eventuelt til den relevante kontaktperson eller afdeling.

Fortrolighed og tryghed

Sigurd Müller Vinhandel A/S accepterer ikke negative konsekvenser for personer, der i god tro gør os opmærksomme på en bekymring eller indsender en klage.

Alle henvendelser behandles fortroligt. Oplysninger deles kun med de personer, der er nødvendige for sagens behandling.

Du kan anmode om, at din identitet behandles fortroligt. I sådanne tilfælde begrænser vi delingen af personoplysninger mest muligt under hensyn til sagens behandling og gældende lovgivning.

Opfølgning og dokumentation

Vi registrerer henvendelser, sagsbehandling og eventuelle konklusioner.

Relevante oplysninger opbevares sikkert og i overensstemmelse med gældende regler for databeskyttelse.

Den person, der har indsendt henvendelsen, modtager som udgangspunkt en bekræftelse på modtagelsen inden for 2 arbejdsdage og orienteres løbende om sagens behandling, i det omfang det er muligt og hensigtsmæssigt.

Send en henvendelse

Henvendelser til klageadgangen skal sendes til vores særskilte og beskyttede mailadresse.

Når du sender en henvendelse, må du meget gerne beskrive:

• hvad sagen drejer sig om

• hvornår og hvor forholdet har fundet sted

• hvem eller hvad henvendelsen vedrører

• om du ønsker fortrolighed

• hvordan du ønsker at blive kontaktet

• om du har dokumentation eller andet relevant materiale